ชีวิตเอเจนซี่ดิจิทัลต้องรู้!

เคล็ดลับประชุมยังไงให้ได้งาน – ปรับรูปแบบใหม่ให้ จบไว งานเดิน

     ทุกวันนี้การประชุมเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน และในหลายๆ ครั้ง มันมักกินเวลาในการทำงานของเราไปเกินครึ่งซะอีก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อตำแหน่งเรายิ่งสูงมากเท่าไร เวลาก็มักจะเสียไปกับการประชุมมากเท่านั้น (เพราะมันจะมีเรื่องให้เราต้องเข้าไปเกี่ยวข้อง และมีส่วนร่วมในการรับรู้ และตัดสินใจมากมาย) จนหลายๆ คนมักจะมีคำพูดติดปากว่า “เวลาทำงานเอาไว้ประชุม ส่วนงานเอาไปทำหลังเลิกงาน” ส่งผลให้แต่ละคนต่างก็เหนื่อยหน่ายกับการประชุมกันเหลือเกิน เพราะบางทีด้วยเวลาที่เสียไปกับการประชุม อาจไม่ได้อะไรกลับมาเลยด้วยซ้ำ        

         แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นการประชุมก็เป็นสิ่งที่เลี่ยงไม่ได้ เพราะการประชุมนั้นนำไปสู่อะไรหลายๆ อย่างมากมาย ทั้งการประชุมเพื่อสรุปงานของแต่ละคน เพื่อให้เห็นการทำงานในทีม หรือจะเป็นการประชุมเพื่อระดมความคิดในสรรค์สร้างอะไรใหม่ๆ หรือแนวทางในการแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น รวมไปถึงการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น เพื่อนำไปสู่ประโยชน์ต่างๆ ในทีมหรือในองค์กรได้อีกมากมาย ซึ่งในเมื่อเราเลี่ยงที่จะประชุมไม่ได้ แต่สิ่งที่เราทำได้ก็คือการจัดประชุมให้เกิดประสิทธิภาพแทน วันนี้ทาง Uppercuz จึงอยากพาทุกคนมาดูกันว่า ต่อจากนี้ประชุมยังไงให้จบไว ได้งาน และมีประสิทธิภาพจนไม่ต้องเสียเวลาเปล่าอีกต่อไป

ประชุมนี้ สำคัญไฉน?

     คำถามแรกก่อนที่จะจัดประชุมสักครั้งขึ้นมา คือการย้อนกลับมาถามตัวเองก่อนว่า เราจัดประชุมนี้ขึ้นมาเพื่ออะไร เพราะต้นเหตุหลายๆ ครั้งที่ทำให้การประชุมเสียเวลาเปล่าที่สุดก็คือการจัดประชุมขึ้นมาโดยที่แต่ละคนที่เข้าประชุมไม่รู้เลยว่าการประชุมนี้มีความสำคัญต่อพวกเขา หรือทีม หรือองค์กรอย่างไร ดังนั้นจุดประสงค์ของการประชุมจึงนับว่าเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง ที่จะเป็นตัวบอกเป้าหมายของการประชุม ทิศทางที่มันจะดำเนินไป รวมถึงความคาดหวังของผลลัพธ์ที่จะออกมา ไม่ว่าจะเป็น

  • การระดมไอเดียเพื่อคิดสิ่งใหม่ๆ เช่น สินค้า บริการ หรือแคมเปญการตลาด 
  • รวมพลคนมาแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น หรือกำลังจะเกิดว่าจะรับมืออย่างไร
  • ประชุมเพื่อแจ้งข่าวสาร สรุปการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้น
  • การนัดกันเพื่ออัพเดทโปรเกรสต่างๆ ของงานแต่ละคนว่าอยู่ในขั้นไหนแล้ว


     รวมไปถึงจุดประสงค์อื่นๆ อีกมากมาย ที่ต้องสามารถบอกปลายทางได้ว่า หลังประชุมจบแล้วนั้น จะต้องได้อะไรกลับมาบ้าง และหากไม่มีการประชุมที่กำลังจะจัดในครั้งนี้ ทุกอย่างจะยังสามารถเดินหน้าได้เหมือนเดิมหรือไม่ ปัญหาต่างๆ จะได้รับการแก้ไขหรือเปล่า ซึ่งหากคิดแล้วก็ยังไม่พบประโยชน์ก็ควรยกเลิกการประชุมที่ว่า แล้วเอาเวลาไปทำงานอย่างอื่นที่มีประโยชน์ดีกว่า

     แต่หากคิดว่าสิ่งเหล่านั้นมีความจำเป็นจะต้องทำการสื่อสารกับคนอื่นๆ อาจจะต้องลองมองไปถึงทางเลือกต่างๆ ที่เรามีอยู่ ว่าหากเราไม่ได้จัดประชุมเราจะทำอะไรได้อีกบ้างที่จะลดเวลา และรบกวนผู้เข้าร่วมประชุมได้น้อยกว่านี้ เช่น อาจจัดเป็นแค่ Stand Up Meeting สั้นๆ สำหรับการ Catch Up พัฒนาการต่างๆ ของโปรเจค หรือ Video Call กันแค่สั้นๆ พอ หรือกระทั่งการแจ้งข่าวสารที่ไม่ได้มีอะไรซับซ้อน และคิดว่าทุกคนน่าจะเข้าใจตรงกันได้ ก็อาจใช้การสรุปผ่านทาง Email ก็พอ อีกทั้งในส่วนการ Update งานของแต่ละคนก็สามารถใช้ Sharing Excel ให้ทุกคนระบุงานที่ตัวเองทำอยู่กับสิ่งที่กำลังจะทำต่อไป พร้อมกับรายละเอียดไปก็ได้ ซึ่งหากปรับไปตามทางเลือกเช่นนี้ได้ก็น่าจะลดเวลาในการประชุมไปได้มาก

     นอกจากนี้ก่อนหน้าที่จัดประชุมนั้น ไม่ใช่เพียงแต่คนนำการประชุมเท่านั้นที่จะต้องเข้าใจว่า เราจะเข้าประชุมกันไปเพื่ออะไร หรือเป้าหมายการประชุมคืออะไร แต่ควรจะเป็นทุกๆ คนที่เข้าร่วมการประชุมที่ต้องเข้าใจในส่วนนี้ เพื่อให้เห็นภาพรวมของการประชุมว่าจะเกี่ยวข้องกับเรื่องใด และผู้เข้าร่วมนั้นจะสามารถจัดเตรียมข้อมูลในส่วนนี้มาก่อนได้อย่างไรบ้าง ซึ่งแนวทางนี้นอกจากจะทำให้ทุกคนเห็นภาพเดียวกันแล้ว การเห็น Goal ของการประชุมของทุกคน ยังน่าจะช่วยให้เมื่อเกิดการประชุมที่ออกนอกเรื่องไป ผู้ประชุมทุกคนก็จะเห็นว่ามันไม่ได้เกี่ยวข้องกับสิ่งที่เราต้องการ และช่วยกันปรับให้การประชุมนั้นกลับมาบรรลุจุดประสงค์เดิมที่มีได้

กำหนด Agenda ให้ชัด

     การประชุมที่ไม่มี Agenda ก็เปรียบเสมือนการแหวกไหว้ในมหาสมุทรที่ไร้ทิศทาง จนสุดท้ายการประชุมที่หัวข้อมีความสำคัญ แต่สุดท้ายก็อาจไม่ได้อะไรกลับมาสักอย่าง ทำให้การประชุมในแต่ละครั้งจึงควรมีการไล่เรียงหัวข้อให้ดี ในสิ่งที่กำลังจะต้องถ่ายทอดออกไป จะต้องมีการวางลำดับเรื่องราว อาจเริ่มต้นด้วย Background ที่มาที่ไป ไปจนถึงจุดระดมความคิด หรือจุดตัดสินใจ และค่อยไปจบลงที่ Next Action ว่าใครต้องกลับไปทำอะไรบ้าง พยายามวาง Flow ให้เป็นการไล่เรียงไอเดียของคนฟังเพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

      ซึ่งนอกจาก Agenda จะทำให้คนฟังไม่หลงทางแล้ว มันยังเป็นการซอยย่อยถึงหัวข้อต่าง ๆ เพื่อกำหนดเวลาในแต่ในส่วนได้ง่ายขึ้นอีกด้วย โดยเราสามารถเริมกำหนดตั้งแต่ก่อนประชุม ในแต่ละพาร์ทเราจะใช้เวลาเท่าไร และพยายามควบคุมเวลาในแต่ละส่วนให้ได้ตามนั้น เพื่อลดโอกาสที่เวลาจะไหลยาวๆ ไปกับบางประเด็นจนเกินไปและทำให้ไม่สามารถเล่าได้ครบทุกเรื่อง

      โดยในเรื่องของเวลานั้น นอกจากจะมีการกำหนดเวลาในแต่หัวข้อใน Agenda แล้ว ผู้ควบคุมการประชุมต้องคอยดูแลในเรื่องของการถาม ตอบเข้าไปด้วย เพื่อหลายๆ ครั้งการประชุมถูกดำเนินไปตามทิศทางดีๆ แต่ด้วยคำถามที่พาออกนอกประเด็นไป ก็อาจทำให้เราไปเสียเวลากับการอธิบายเรื่องราวที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการประชุม (หรืออาจจะเกี่ยวน้อยมากๆ) ซึ่งหากปล่อยไว้ ก็อาจทำให้ไม่สามารถวกกลับมาเข้าเรื่องเดิมได้เวลา จนทำให้ไปไม่ถึงสาระการประชุมในหัวข้ออื่นๆ ไปอย่างน่าเสียดาย

      ดังนั้นหากมีการถามเรื่องที่สุดท้ายแล้วจะไม่มีความเกี่ยวข้อง ให้แนะนำเก็บคำถามเอาไว้คุยกันหลังการประชุมน่าจะดีกว่า หรือหากมีคำถามอะไรที่แม้จะเกี่ยวข้อง แต่ต้องใช้เวลาในการหาคำตอบ ก็ควรข้ามไปก่อน ไม่ควรนั่งหาคำตอบในขณะนั้นเลย เพราะจะทำให้เสียเวลาเป็นอย่างมากและจะกระทบไปถึงหัวข้ออื่นๆ ที่ยังเหลืออยู่ ควรเก็บเอาไว้ไปหาหลังประชุมจะดีกว่า จากนั้นค่อย Update Email ตามกันไป หรือจะนัดมาเล่าใหม่ในครั้งหน้าก็ได้

จบ 1 เรื่อง สรุป และ แบ่งงานให้เรียบร้อย

     คงเป็นเรื่องน่าเสียดาย ถ้าเราอุตส่าห์แบ่ง Agenda ในการประชุม แต่ดันไม่ได้ทำสรุปในแต่ละหัวข้อเอาไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการประชุมที่มีหลากหลายเรื่องราว หลายหัวข้อที่ต้องให้ความสำคัญ เพราะในแต่ละหัวข้อนั้น อาจต้องการ Action และผู้รับผิดชอบที่ต่างการออกไป การรอรวบสรุปทีเดียว อาจมีการตกหล่น และหลุดจากสาระสำคัญไปได้ ดังนั้นอีกหนึ่งคำแนะนำที่อยากฝากเอาไว้ก็คือ เมื่อมีการประชุมแล้วจบไปสักเรื่อง สักหัวข้อควรมีการสรุปรวบตึงข้อมูลสักครั้ง โดยเรื่องที่ต้องสรุปนั้น ก็อาจจะกำหนดคร่าวๆ ดังนี้

  1. สรุปสั้นๆ สาระสำคัญของเรื่องว่าเกี่ยวกับอะไร
  2. Next Action ที่จะต้องทำสำหรับว่าต้องมีการดำเนินการกันอย่างไรบ้าง
  3. ระบุถึงผู้ที่รับผิดชอบงานในแต่ละส่วนที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อนี้
  4. กำหนดเวลาที่ผู้รับผิดชอบงานจะต้องส่งมอบกัน รวมไปถึงเวลาที่จะนัดกันอีกครั้ง เป็นเมื่อไร และจะต้องมีอะไรมา Update กันบ้างในรอบหน้า      


     จะเห็นได้ว่าการวบเรื่องราวในแต่ละหัวข้อนั้น จะช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าใจภาพย่อยในแต่ละเรื่องมากขึ้น อีกทั้งในแต่ละเรื่องก็ต้องการการดำเนินการและผู้รับผิดชอบที่ต่างกันไป การแยกเรื่องจึงมีความสำคัญมาก ที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมนั้น ไม่หลงทาง และรับข้อมูลสรุปที่เดียวในปริมาณมากๆ

การจดโน้ต ให้ทัน และใช้งานได้

     นอกเหนือจากการกำหนดการประชุมต่างๆ แล้ว อีก Tips นึงที่อยากแนะนำการจดข้อมูลต่างๆ จากห้องประชุม เพราะการจดการประชุมที่ดี จะสามารถนำไปสู่สรุปการประชุมที่ดี มีประสิทธิภาพ และทำให้ทุกคนเข้าใจไปในภาพเดียวกันได้ ว่าเรากำลังจะทำอะไร และใครต้องทำอะไรให้เรียบร้อยต่อจากนี้เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายได้บ้าง โดยเทคนิคการจดให้เทพให้นั้นทุกคนก็สามารถเริ่มได้ง่ายๆ ด้วยวิธีดังนี้

  1.  ทำความเข้าใจกับหัวข้อก่อนเข้าการประชุม ว่าประชุมที่เราจะต้องเข้าร่วมนั้น เกี่ยวกับอะไรและมีเป้าหมายในการทำอะไร เพื่อให้เราสามารถเข้าใจทิศทางของการประชุมได้ก่อนเบื้องต้น เมื่อเข้าไปแล้วจะได้ตามเรื่องได้ทัน และความเร็วจะไม่เป็นปัญหาในการจดของเรามากนัก เพราะเราพอมีพื้นฐานเรื่องราวมาก่อนแล้ว ซึ่งทางที่ดีก่อนการนัดประชุมอาจจะไปหา Slide การนำเสนอการประชุมครั้งนี้มาดูก่อน เพื่อดูภาพรวม และเรื่องราวต่างๆ เอาไว้ก่อน

  2. อย่าพยายามจดทุกคำพูด เพราะมันยากที่จะตามทัน ในการประชุมส่วนมาก มักไม่ได้เกิดจากการพูดเพียงคนเดียว แต่กลับกลายเป็นความโกลาหลของหลายๆ ความเห็นที่กระจายกันออกมา ทำให้คนที่พยายามจดทุกอย่างก็จะเห็นว่าทำได้ไม่ทัน และสุดท้ายก็พลาดสาระสำคัญไป ดังนั้น สิ่งที่จะจดลงไปควรมีเพียงแค่สาระสำคัญต่างๆ ในการประชุม พยายามหาสิ่งเหล่านี้เอาไว้ เพราะจำเป็นต่อการนำมาสรุปเรื่องราวมากๆ 
     
    • Issues: จดที่มาและปัญหาที่เกิดขึ้น
    • Decision: จดพวกแนวทางการแก้ไข และการตัดสินใจในการแก้ปัญหาว่าจะทำอย่างไร
    • Action Plan: แผนในอนาคตว่าจะต้องมีการดำเนินการยังไงต่อ และใครบ้างที่จะต้องรับผิดชอบกับสิ่งเหล่านี้ มีกำหนดการอย่างไร เมื่อไร รวมไปถึงสิ่งที่ติดเอาไว้ในที่ประชุมก็ควรได้รับการจดเอาไว้อย่างครบถ้วน เพราะในส่วนนี้จะต้องมีผู้คนไปหาคำตอบต่อไป เพื่อนำมาเข้าการประชุมใหม่ในอนาคต
    • Q&A: คำถาม คำตอบก็เป็นเรื่องสำคัญ พยายามจดข้อสงสัยของแต่ละคนเอาไว้ รวมถึงคำตอบที่ได้รับกลับมา เพราะข้อสงสัยเหล่านี้มักถูกวนกลับมาถามซ้ำๆ อยู่เสมอ
  3. เมื่อได้รับข้อมูลมาครบถ้วนแล้ว หากมีเวลาหลังออกจากประชุมก็ควรที่จะนำข้อมูลต่างๆ ที่จดเอาไว้มาทำเป็นสรุปการรายงานการประชุม (Minute of Meeting) ในทันที เพราะเป็นช่วงที่เรายังจำทุกอย่างได้มากที่สุด หากทิ้งเอาไว้ก่อนมาสรุป อาจหลุดหรือลงลืมบางอย่างไปได้

     โดยการสรุปที่ว่า ควรแบ่งตาม Agenda ให้เรียบร้อย และมีความชัดเจนในการระบุที่ Next Action, คนรับผิดชอบ รวมถึงกำหนดการ Timeline ต่างๆ จากนั้นก็ส่งข้อมูลเหล่านี้ให้กับผู้เกี่ยวข้อง โดยเปิดช่องสำหรับการถามคำถามกลับมาได้เลย

Related posts
ดิจิทัลต้องรู้!ใต้โต๊ะดีไซน์เนอร์

เล่างานออกแบบให้ตรงกับความคิดด้วย Moodboard พร้อม 7 เว็บ สร้าง Moodboard เจ๋ง ๆ

ดิจิทัลต้องรู้!ใต้โต๊ะดีไซน์เนอร์

7 เทคนิคการเลือกใช้ฟอนต์ในงานออกแบบ

ดิจิทัลต้องรู้!ใต้โต๊ะดีไซน์เนอร์

ยกระดับสู่การเป็น "ฟรีแลนซ์มืออาชีพ" ต้องทำอย่างไร ไปดูกัน

การตลาดดิจิทัลดิจิทัลต้องรู้!

6 หนังสอนธุรกิจชั้นดีในยุคใหม่ ที่เจ้าของกิจการควรหาโอกาสดู