ทุกวันนี้เราพบเห็นผู้คนที่มี Passion และแรงบันดาลใจในการที่อยากมีธุรกิจเป็นของตัวเองอยู่เป็นจำนวนมาก แต่สุดท้ายก็เลือกที่จะไม่ไปต่อเพราะด้วยข้อจำกัดหลายๆ อย่าง ทั้งในเรื่องของเงินทุน หรือทักษะความสามารถต่างๆ ที่อาจยังไม่พร้อม ซึ่งหากพิจารณาถึงปัญหาของเราแล้วพบว่ามันเกิดจากในด้านความสามารถเฉพาะทางที่อาจมีไม่เพียงพอ
ตัวอย่างเช่น เราอาจมีไอเดียมากมายที่อยากทำแอพลิเคชั่นหรือเว็บไซต์ที่คิดเอาไว้ว่าต้องมีคนใช้แน่นอน แต่ดันไม่มีความรู้พอที่จะพัฒนาสิ่งเหล่านี้ขึ้นมาเอง หรืออาจจะไม่มีหัวเรื่องการออกแบบใดๆ เลย ซึ่งการทำนู่นทำนี่ไม่ได้นั้น ก็เป็นเรื่องปกติของคนเราที่ไม่เก่งไปซะทุกอย่าง หรือแม้กระทั่งเราอาจทำได้ทุกอย่างอยู่แล้ว แต่มันก็มีงานรูทีนบางอย่าง ที่ถึงจุดที่ไม่ควรต้องลงไปทำเองแล้ว
ซึ่งทางออกของปัญหานี้ก็อาจแก้ไขได้ง่ายกว่าที่คิด โดยการหา Outsource ที่เก่งเฉพาะทางต่างๆ ในสิ่งที่เรายังขาดอยู่เข้ามาช่วยในการทำสิ่งเหล่านี้ หรือหา Outsource มาช่วยงานประจำที่เราทำไม่ทันแล้ว ก็จะเราเองจะได้กลับมาโฟกัสถึงหัวใจหลักของธุรกิจได้อย่างเต็มที่อีกด้วย ซึ่งแนวทางการใช้ Outsource ก็มีวิธีการดังนี้
1. เมื่อไรควรใช้ Outsource?
แต่ละธุรกิจอาจมีจุดเริ่มต้นในการใช้บริการ Outsource ที่ต่างกันออกไป บางธุรกิจอาจใช้ Outsource เมื่อพบว่ามีงานบางอย่างที่ทีมงานตัวเองนั้นยังไม่ถนัด หรือไม่มีความสามารถเพียงพอ หรือบางธุรกิจอาจเลือกใช้ Outsource เพราะงานที่ต้องทำมันล้นมือจนเริ่มทำอะไรไม่ทันอีกต่อไปแล้ว ซึ่งในส่วนแรกเราสามารถวัดได้จาก Performance หรือผลของงานที่ออกมา ว่าเป็นที่น่าพอใจหรือยัง ซึ่งถ้าเรายังไม่พอใจหรือพบว่าในส่วนนั้นแหละคือจุดอ่อนของธุรกิจเราอยู่ ก็เป็นสัญญาณอย่างหนึ่งที่เราควรหา Outsource มาเป็นตัวช่วยได้แล้ว
แต่หากเป็นในส่วนของที่งานที่ทำไม่ทันนั้น เราสามารถลิสท์งานทั้งหมดที่ต้องทำในแต่ละวัน แต่ละเดือนออกมาทั้งหมดก่อน ว่าเรามีงานส่วนไหนบ้าง รวมถึงระบุระยะเวลาที่ใช้เข้าไปในแต่ละงาน ว่ามีการใช้เวลามากน้อยเพียงใด และในส่วนไหนที่กินเวลาที่สุด นอกจากเรื่องเวลาแล้วยังต้องเพิ่มในส่วนของความสำคัญแต่ละงานเข้าไปด้วย ซึ่งหากงานไหนเป็นงานที่ไม่ค่อยมีความสำคัญ แต่กลับใช้เวลาปริมาณมาก ให้ประเมินเอาไว้เลยว่างานนั้นแหละคืองานที่เราอาจต้องหา Outsource มาใช้ เพื่อให้เราไปลงเวลากับงานที่มีความสำคัญ และช่วยในการขับเคลื่อนธุรกิจมากกว่า
ซึ่งในส่วนของหัวข้อนี้จึงต้องอาศัยการสังเกตและพิจารณาธุรกิจตัวเองอยู่เสมอ และส่วนมากมักจะเกิดขึ้นในตอนที่ธุรกิจกำลังค่อยๆ เติบโตขึ้น มีการทำอะไรใหม่ และปริมาณงานที่สูงขึ้นตาม โดยปกติมันมักจะมีความขัดแย้งอยู่เสมอกับความรู้สึกที่ว่า เราอยากทำทุกอย่างด้วยตัวเองอยู่ เพราะเราอยากให้ทุกอย่างอยู่ในการควบคุมของเรา ในขณะที่ในอีกด้าน เราก็อยากจะให้ธุรกิจนั้นเติบโตและขยับขยายไปพร้อมๆ กัน ซึ่งเมื่อใดที่เกิดความรู้สึกเหล่านี้ขึ้นมาแล้ว เตรียมประเมินได้เลยว่า เราควรใช้ Outsource หรือยัง?
2. ใช้ Outsource กับอะไรดี?
ทุกวันนี้ Outsource ที่มีแทบจะครอบจักรวาล เกือบทุกตำแหน่งแทบจะมี Outsource มาแทนที่ได้หมด ตั้งแต่คนที่ดูแลการจ่ายเงินเดือน คนทำคอนเทนท์ ทำกราฟฟิคดีไซน์ แม่บ้าน หรืออะไรก็สามารถใช้ Outsource ได้หมด แต่การที่มีงานที่สามารถใช้ Outsource ได้มากขนาดนี้ ไม่ได้แปลว่าเราจะเลือกใช้ Outsource มาแทนเสมอ เพราะความผิดพลาดนึงที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง คือผู้คนมักเลือกใช้ Outsource ในงานที่ตัวเอง “ไม่อยากทำ” ทั้งๆ ที่งานนั้นอาจจะเป็นหัวใจสำคัญที่ขับเคลื่อนธุรกิจก็ได้
ดังนั้นก่อนที่จะเลือกว่า Outsource มาทำอะไรนั้น ก็ควรเริ่มจากการพิจารณาว่า Core Value ของเรานั้นคืออะไร และเลือกที่จะทำเองในสิ่งนั้นให้ดีสุด อะไรที่เป็นส่วนเกินจาก Core Value ก็สามารถใช้ Outsource ได้ทั้งหมด ซึ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กโดยส่วนมาก ควรที่จะให้ความสำคัญกับการพัฒนาสินค้าและการบริการ และการตอบสนองความต้องการของลูกค้าให้ได้มากที่สุด ทำให้สิ่งนอกเหนือจากนั้นอย่าง งานในส่วนของ IT Support หรือการทำบัญชีต่างๆ นานา อาจสามารถใช้ Outsource มาแทนได้ หากเราไม่มีความรู้มากพอ และไม่อยากได้พนักงานประจำในส่วนนี้
หรือแม้กระทั่งงานที่จะต้องใช้ทักษะความสามารถระดับสูง อย่างตำแหน่ง CFO (Chief Financial Officer) ที่จะเข้ามาดูแลในส่วนของการเงินในธุรกิจให้ แต่อาจจะไม่จำเป็นถึงขนาดต้องจ้างประจำ ก็อาจจะใช้บริการ CFO Outsource ที่จะเข้ามาช่วยเราในลักษณะ เดือนละครั้งหรือสองครั้ง ตามความเหมาะสมแทนก็ได้ ก่อนที่จะเลือกว่า Outsource พิจารณาว่า Core Value ของเรานั้นคืออะไร เลือกที่จะทำเองในสิ่งนั้นให้ดีที่สุด อะไรที่เป็นส่วนเกินจาก Core Value ก็สามารถใช้ Outsource ได้ทั้งหมด
3. หา Outsource ที่ใช่ได้อย่างไร?
เมื่อเรารู้ว่าเราจะ Outsource อะไร และ Outsource เมื่อไรแล้ว สิ่งถัดมาที่จะต้องมาลุยกันก็คือการตามหา Outsource ตามที่หวังเอาไว้ ซึ่งพาร์ทนี้เป็นส่วนที่สำคัญมากๆ เพราะ Outsource ที่ดีจะช่วยเติมช่องว่างที่เราต้องการให้ลุล่วงได้ โดยที่เราไม่ต้องมาพะวงอะไรให้มากมาย ดังนั้นการเริ่มต้นตามหา Outsource นั้นอาจจะเริ่มจากธุรกิจข้างเคียง หรือพาร์ทเนอร์ต่างๆ ที่เคยมีประสบการณ์การใช้ Outsource มาบ้างแล้ว ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่จะได้รับคำแนะนำดีๆ ว่าที่เขาใช้อยู่นั้นเป็นไงบ้างเวิร์กไหม
หรือถ้าไม่มีคนที่มีประสบการณ์รอบตัวเลยก็อาจเริ่มจากการหารีวิวของแต่ละรายเสียก่อน จากนั้นหากเจ้าไหนที่เรามีความสนใจ ก็ลองติดต่อเพื่อเข้ามาพูดคุยดูก็ได้ ทั้งเรื่องค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น และลักษณะของการทำงาน โดยอาจจะตั้งโจทย์ของงานที่เราต้องการให้พวกเขาเข้ามาช่วยเหลือ แล้วค่อยดูว่าพวกเขามีความสามารถเพียงพอที่จะเติมช่องว่างให้กับเราหรือไม่ เมื่อทำการเปรียบเทียบทุกอย่างแล้ว ค่อยเลือกเจ้าที่เราสนใจ มาทำการกำหนดถึงสัญญาเพื่อกำหนดช่วงเวลาและค่าใช้จ่ายกันให้เรียบร้อย จากนั้นก็เริ่มต้นทำงานร่วมกันได้เลย
4. ปรับ Outsource ให้เข้ากับองค์กรอย่างไร?
เมื่อจ้างแล้วก็ยังไม่จบ เพราะนี่เพิ่งเป็นแค่เพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ในช่วงแรกนั้นเราควรหาคนที่ไว้ใจเข้าไปดูแลการทำงานของ Outsource ก่อน อย่าเพิ่งคิดเอาเองว่า Outsource จะเข้าใจ และคิดเหมือนที่เราต้องการทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับช่วงที่เพิ่งเริ่มงานกัน ดังนั้นการหาคนไปคุม (หรือใช้ตัวเอง ถ้ามีเวลามากพอ) ก็ช่วยปรับจูนการทำงานของทาง Outsource ได้ดียิ่งขึ้น ทั้งในตัวของเนื้องานที่เรามอบหมายให้ อีกทั้งยังต้องให้ช่วยในการปรับสมาชิกของ Outsource ให้เข้ากับสมาชิกของทีมเราที่มีความเกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ ด้วย
นอกจากนี้เราควรมีการเตรียมแผนงานที่จะให้ Outsource ทำอย่างละเอียด มีการกำหนดวิธีการทำงานต่างๆ เช่น เวลาเข้า-ออก หรือการทำงานที่จะให้ซิงค์กับทีม มีการแบ่งงานที่ชัดเจนว่าฝั่งไหนเราจะทำ ส่วนไหนที่ Outsource จะต้องเป็นคนทำ และส่วนไหนที่จะต้องทำร่วมกัน จากนั้นมีการระบุถึงตัวชี้วัดต่างๆ เพื่อที่จะดูว่า Outsource นั้นทำหน้าที่ได้ดีเพียงใด เพราะเมื่อเราใช้บริการของ Outsource แล้วนั้น ผลที่ออกมาก็ควรที่จะดีกว่าเดิม หรือไม่ก็เท่ากับที่เราเคยทำเอาไว้ได้ นอกจากนี้หากเป็นการใช้บริการทางด้าน IT หรืองานต่างๆ ที่มีโอกาสเห็นข้อมูลของธุรกิจแล้ว อย่าลืมที่จะกำหนดสิทธิการเข้าถึงต่างๆ รวมถึงสัญญาในการเปิดเผยข้อมูลให้เรียบร้อยด้วย