แล้วเราจะนำเข้ามาใช้กับองค์กรเรายังไง?
การที่จะนำมาใช้จัดการบริหารงานกันในทีม ทุกๆคนก็คงหวังใช่มั้ยหละ ว่ามันจะต้องดี งานมันจะต้องไหลลื่น ทำงานได้ไว ได้กลับบ้านเร็วๆ แน่นอนครับมันช่วยงานเรามากๆ แต่.. ทุกคนในทีม ต้อง ใช้ เป็น นะครับ ก่อนอื่นแนะนำให้ “ทดลอง” ครับ เราต้องศึกษาและเลือกที่ตอบโจทย์กับทีมเรามากที่สุด โดยผมมี 4 Step เริ่มต้นมาแนะนำสำหรับการนำไปใช้ในองค์กรครับ
Step 1 | เลือกให้ถูกจุดประสงค์
ถ้าคุณทำงานเป็นนักออกแบบ คุณอาจจะลองมอง โปรแกรมที่เห็นภาพรวมงานของคุณอย่างเช่น Trello หรือจะเป็นแค่ Google Drive ก็ยังได้ หรือทีมการตลาด อาจมีทีมย่อยๆ ที่ต้องดูแลหลายส่วน อาจจะลองโปรแกรมคุยกันในทีมอย่าง Slack เข้ามาช่วย ก็น่าสนใจเลยทีเดียว
Step 2 | วิเคราะห์คนในทีม
การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย อาจจะเหมาะสำหรับคนรุ่นใหม่ หรือเป็นคนที่ใช้อุปกรณ์ IT ได้ดีพอ ถ้าทีมของคุณเป็นคนแบบ ชีวิตฉันแทบไม่เคยแตะคอม อาจจะเป็นการยัดเยียดให้ทีมแล้วจะเป็นยิ่งลำบากกว่าเดิม
Step 3 | นำเสนอให้ทีมของคุณสนใจ
ต้องขอบอกไว้เลย ถ้าคุณมีพลังไม่พอ มันจะเฟลครับในการนำเข้ามาใช้ คุณหาข้อดี ที่ทำให้ทีมของคุณสนใจไม่ได้ ก็จบอยู่ตรงนั้นแหละครับ
Step 4 | การสอนช่วยได้
การมีอะไรเพิ่มเติมขึ้นมา สำหรับบางคนอาจจะเป็นภาระก็ได้ ช่วงแรกคุณต้องให้ความใส่ใจและถ้ามีโอกาสสอนก็ลองสอนดูครับ ทดลองสัก 1-2 อาทิตย์ แล้วลองดูว่ามันเวิร์คหรือเปล่า เพราะการเริ่มต้นใหม่ๆ มักใช้เวลาในการปรับตัวครับ
ตัวอย่าง Collaboration Tools ที่แนะนำ
Trello เป็นเครื่องมือจัดการบริหารโปรเจคที่สามารถใช้งานร่วมกันได้ โดยแยกเป็น Board แต่ละโปรเจคและสร้าง Card แทนสิ่งที่จะทำ และมีฟังก์ชันเพิ่มอีกมากมาย เช่น การอัปโหลดไฟล์, To-do list หรือแม้กระทั่งการ Comment ก็ทำได้ ซึ่ง Trello จะช่วยลดปัญหาการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานระหว่างทีมให้ดีขึ้น มีให้ใช้งานทั้งเว็บไซต์และแอปพลิเคชั่นเลยนะ
Google Drive บริการพื้นที่เก็บข้อมูลจาก Google ในรูปแบบของ Cloud Storage สามารถฝากข้อมูลได้ทุกรูปแบบที่คุณต้องการได้ฟรี! 15GB ดูข้อมูลจากทุกที่ หรือจะแชร์ให้เพื่อน ให้คนในทีมก็ทำได้เช่นกัน นอกจากนี้ยังสามารถใช้งานร่วมกับ Google Docs, Sheets และ Collaboration Tools อื่นๆ ของ Google ได้ด้วยนะ มีให้ใช้งานทั้งเว็บไซต์และแอปพลิเคชั่นเช่นกัน
นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้นนะ ตอนนี้มี Tools ใหม่ๆ เกิดขึ้นมากมายทุกวัน ข้อดีที่เด่นชัดของ Tools เหล่านี้หลักๆ ก็คือการทำงานที่เป็นระบบ
และเข้าถึงอุปกรณ์ที่หลากหลาย ทำงานที่ไหนก็ได้ แต่สุดท้าย Tools สำหรับการทำงานเป็น Team หัวใจสำคัญ “อยู่ที่ Team ไม่ใช่ Tools” ถ้าทีมคุณไม่พร้อมจะเรียนรู้เครื่องมือไปด้วยกัน มันก็จะลำบากกว่าเดิมอย่างแน่นอน!!
