“บรีฟดี? ที่คิดว่าดี”
บรีฟงานอย่างไรให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด

Working Concept March 31, 2016

การบรีฟงาน หรือการสั่งงาน มีหลากหลายรูปแบบ แต่น้อยคนนักที่จะรู้ว่าทำอย่างไรจะบรีฟงานให้ได้งานมีประสิทธิภาพมากที่สุด ก่อนจะบรีฟต้องรู้อะไรบ้าง และการบรีฟควรจะต้องมีอะไร จึงจะเรียกว่า “บรีฟที่ดี” เพราะในส่วนใหญ่บริษัท คนรับบรีฟ [ AE ] และคนทำงานอาจจะเป็นคนละคนกัน ซึ่งคนรับบรีฟนี้แหละคือคนตัดสินด่านแรกว่างานจะออกมาเป็นอย่างไร ส่งวันไหน งานที่ต้องทำเป็นอย่างไร วันนี้เราเลยมีข้อควรรู้ก่อนการรับบรีฟงานจากลูกค้ามาฝากทุกคนกัน

4 ข้อควรรู้ก่อน การบรีฟงาน

1. Due Date

“อย่าตบปากรับคําวันส่งงานก่อนจะถามคนทํา” สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งนอกจากว่าเราทำอะไร ก็คือ เวลาส่งงาน ก็ไอ้เวลานี้แหละตัวดีเลย เพราะมันทำให้คนในทีมตีกันมานักต่อนักแล้ว ฉะนั้นก่อนที่เราจะตอบตกลงเรื่องวันส่งงาน เราต้องถามคนทำก่อน ว่าวันนี้ทันมั้ย?? ได้หรือเปล่า??

2. ควรรู้ว่าคนในทีมทําอะไรอยู่บ้าง ?

คนที่รับบรีฟมาควรจะรู้ว่าตอนนี้ใครทำอะไรอยู่บ้าง ใครติดตรงไหน ว่างหรือเปล่า และถ้าไม่รู้ก็ง่ายๆ ถามเลยค่ะ ถามวนไปค่ะ ว่า เออใครทำให้เราได้บ้างนะ รบกวนหน่อยน้า เป็นต้น

3. ด่านแรกที่ควรต่อรองคือ
ลูกค้า -> เพื่อนร่วมงาน

พี่จะเอาวันนี้ พี่ต้องได้วันนี้ !!!!!! กริ๊ดดดดดดดดดดดดด หลายๆ คน คงเจอคำอะไรแบบนี้ ในหลายๆ ครั้ง การแก้ปัญหาง่ายๆ คือ ต่อรองไปก่อน ต่อรองกt[ลูกค้านะ ไม่ใช่ต่อรองกับเพื่อนร่วมงานเรา เช่น คุณพี่ขา ตอนนี้เย็นมากแล้ว ทางเราเกรงว่าถ้าจะเอาวันนี้ อาจจะไม่สะดวก เพราะเย็นแล้ว น้องในทีมกลับบ้านกันไปหมดแล้ว ดึกแล้ว มืดแล้ว จะกลับแล้ว อี_อกก หรืออาจจะให้เหตุผลนางไปว่า คุณพี่สั่งเย็นไป มืดไปขอเลื่อนเวลาออกไปอีก เป็นต้น แต่ถ้าไม่ได้จริงๆ ด่านต่อมา คือต้องไปคุยกับเพื่อนร่วมงานให้ดี พูดเพราะๆ ว่าเราต่อรองแล้วจริงๆ นะ แต่ลูกค้างจะเอาวันนี้ จริงๆ รบกวนหน่อยนะแก คนทำก็จะรู้สึกดีขึ้นมานิดหนึ่ง [อย่างน้อยก็มากกว่าการที่ไม่ต่อรอง แล้ว โยนมาให้ทำเลย] 

4. ควรสรุปการรับบรีฟย้ำให้ลูกค้าพรูฟก่อน

ก่อนที่จะส่งบรีฟให้เพื่อนร่วมงานต่อไปรับบรีฟให้เคลียร์ ย้ำให้แน่ว่าแบบนี้ นี้ นี้ แน่แล้วนะคะ คุณลูกค้า ทางที่ดีพิมพ์สรุปส่งลูกค้าอีกรอบว่าสีนี้ ทำแบบนี้ วาง Lay out แบบนี้ ทุกอย่างจะเป็นแบบนี้ นี้ นี้ นะคะ reference งานคืออันนี้ เพราะว่าจะได้ไม่เสียเวลาคนทำ และไม่เสียเวลาเราด้วย แสดงความเป็นมืออาชีพ สรุป ทำ ปุ๊บบั้บ ผ่าน จบ ส่ง สวยงาม

4ข้อควรรู้

ก่อนอื่นขอเมาท์นิดนึง..

จากประสบการณ์ตรงของชั้น เจอมาหมดแล้วจ่ะ เคยมีครั้งหนึ่งลูกค้าบอกมาสั้นๆ ว่า

“ อย่าว่าอย่างนั้นอย่างงี้เลยนะ พี่ของานพรุ่งนี้เช้า
ก่อน 10 โมงได้มั้ยเอ่ย ? เดี๋ยวพี่จะส่งบรีฟให้เลย ”

ไอ้เราก็เอ่อ ตอนนี้บ่ายโมงตรง เอาพรุ่งนี้ ก่อน 10 โมง ทันแหละ เดี๋ยวก็ส่งบรีฟมาแล้วนิ ตัวเดียวเอง ลูกค้าก็ย้ำกลับมาอีกรอบทันอยู่นะ โอเค
นะ เราก็เออห่อหมกไป แต่ลูกค้าบรีฟมาแบบนี้จ้า..


“ พี่ส่งรูปคนมาให้ พร้อมชื่องานแล้วนะ ขอแบบหรู ๆ ทอง ๆ หรืออะไรก็ได้เราลองเสนอมา พี่ก็ไม่รู้ว่าแบบไหนสวยอ่ะ ลองทำมาดูนะ ”

นี้คือบรีฟ ย้ำว่านี่คือบรีฟจ้า สามประโยคอย่างแท้จริง ตอนนั้นเริ่มหน้าซีดละ ดีไชน์เนอร์ชั้นซวยละ และที่หนักกว่า ไม่ใช่บรีฟ แต่ดีไซน์เนอร์ ไม่ว่างงง !!! OMG ติดงานของลูกค้าอีกเจ้า แต่ก็ต้องเบียดลูกค้าเจ้าอื่นมาทำงานนี้ วันนั้นจบลงที่แก้สามล้านแปดพันรอบ ส่งงานตอนตีสามกว่าจ้าาา สรุปงานก็ทันนะ แต่เหนื่อยทั้งคนทำ เหนื่อยทั้งคนบรีฟ งานที่ออกมาก็ไม่ได้ดีที่สุด เพราะเร่งอีก รับบรีฟไม่ดี บรีฟไม่เคลียร์อีก

01

“เจ็บแล้วมันก็ต้องจำ”

จำไปอีกนานแสนนาน เลยทีเดียวจ้างานนี้! เมื่อเราได้ข้อมูลจากลูกค้าแล้ว เราจะบรีฟต่อยังไง ?? โดยการบรีฟงานที่ดี และเป็นระบบมากที่สุดก็คงจะเป็น “ การบรีฟผ่าน Email ” นั่นเอง

สิ่งที่ควรมีในการ “บรีฟงาน” ที่ดี

1. บอกชื่อลูกค้าให้ชัดเจน 

เพราะ บางทีคนทำอาจจะต้องทำงานให้ลูกค้าหลายเจ้า หลายผู้ หลายคน อาจจะเป็นที่หัวข้ออีเมล เช่น [ชื่อลูกค้า] ตามด้วยเนื้อเรื่องที่ทำ Ex. “[Uppercuz] Artwort กิจกรรมประจำเดือนนี้”     

2. กําหนด Due Date

เรื่องสำคัญ ที่ทำให้คนตีกันมาแล้ว วันเวลาส่งงาน เราต้องระบุให้ชัดเจน ว่าเอางานวันไหน ย้ำอีกทีนะคะ ว่าให้ชัดเจน เพราะคนทำจะได้รู้ตัวเองว่าต้องส่งให้ลูกค้าวันไหนนั่นเอง

3. รายละเอียดงานให้ครบถ้วน 

ในการบรีฟ ควรใส่ข้อมูลให้ครบถ้วน เช่น Mood & Tone อยากได้แบบไหน เอากี่แบบ กี่ขนาด ขนาดใดบ้าง Copy​ : ที่ใช้ในรูปเป็นอย่างไร  หัวข้อเป็นแบบไหน เน้นตรงไหนเป็นพิเศษหรือเปล่า ควรบอกทุกอย่างที่เราอยากได้ + ที่ลูกค้าอยากได้ เพื่อให้คนทำ ทำทีเดียวให้ครบๆ เราแฮปปี้ ลูกค้าแฮปปี้ คนทำแฮปปี้ จบด้วยดีทุกคน

4. Reference ถ้ามีควรหามา

เพื่อที่คนทําจะได้ทํางานได้ง่ายขึ้น ถูกต้องแล้ว Reference ถ้ามี ย้ำนะคะ ว่าถ้ามี เพราะส่วนใหญ่ “พี่ไม่รู้เลยค่ะ ว่าแบบไหนดี ลองออกแบบมาละกัน” ถ้าแบบนี้แก้บาน แก้แล้ว แก้อีก ถ้ามี Reference ควรหาหรือไม่ก็ถามหา Reference จากลูกค้าได้เลย เพื่อความง่ายและความรวดเร็วจากการทำงาน

5. ถ้าในงานมี Copy ควรพิมพ์มาในแบบที่คนทํา สามารถ Copy เพื่อใช้งานได้เลย

ในงานที่ต้องมี Text เราควรพิมพ์ให้ดีไซน์เนอร์เลย เพื่อให้จะได้นำไปใช้ได้เลย เพื่อความสะดวกสบายของคนทำ และเพื่อความถูกต้อง ของการทำด้วย

6. อย่าลืมแนบไฟล์ หรือ Source ที่ลูกค้าส่งมา

บางงาน Source เยอะเหลือเกิน เราควรรวมแบบเป็นระเบียบ แยกโฟลเดอร์ให้ชัดเจนก่อนส่ง ถ้าไฟล์ใหญ่มากๆ ควรฝากไฟล์ไว้ที่เว็บฝากไฟล์ก่อนจ้าา

สุดท้ายนี้ อยากจะฝากข้อความถึง ทั้งคนบรีฟงาน คนรับงาน และ คนทำงานทุกท่าน สิ่งที่สำคัญที่สุดในการทำงาน ก็คือความเข้าใจ “ ลูกค้าคะ คนทำงานคะ คนสั่งงานคะ คุณก็เข้าใจอิชั้นหน่อย ” ถ้าทุกคนเข้าใจกัน ไม่ขัดแย้งกัน เข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน สิ่งที่ได้ออกมา

“งานที่ดี และคนทำที่แฮปปี้ ” 

Comments

comments

Comments

comments

บทความที่เกี่ยวข้อง